Do wykonania danego opracowania zarządca budynku, powinien przygotować dokumentację techniczną obiektu – projekty budowlane, które będą obejmować rzuty i przekroje, numerację lokali mieszkalnych oraz oznaczenie pomieszczeń wspólnych. Do projektu budowlanego należy także dołączyć opisy przegród, a także dokumentację późniejszych ich termomodernizacji, jeśli takie miały miejsce w ostatnich latach. Dodatkowo ważnym elementem jest dokładna lista charakterystyki lokali powierzchni użytkowych, ponieważ jest to niezbędne do wykonania prawidłowego raportu. W przypadku braku posiadania dokumentacji technicznej podczas wizji lokalnej przeprowadzamy inwentaryzację obiektu.